Assistant(e) administratif(ve) au Cabinet du Maire

Service : Cabinet du Maire
Rattachement hiérarchique : Sous la responsabilité du directeur de cabinet de la Ville d’Asnières
Filière : Administrative
Catégorie : C+ ou B
Cadre d’emploi : Adjoint administratif / Agent de maîtrise ou Rédacteur territorial
Horaires de travail : Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations de service
Famille de métier : T

Principales activités :

  • Suivi du travail quotidien du cabinet
  • Gestion d’agendas (Maire, élus et directeur de cabinet)
  • Gestion des courriers ou des courriels du Maire (réception, tri et attributions)
  • Rédaction et mise en forme de courriers, notes et comptes rendus
  • Accueil physique et téléphonique au secrétariat du maire et des élus
  • Organisation et planification des réunions et rendez-vous
  • Préparation des dossiers pour le Conseil Municipal (argumentaires, fiches), pour les rendez-vous
  • Suivi et vérification du circuit des parapheurs, des circuits de visas et signatures
  • Contribution à la gestion comptable du service (bons de commandes)
  • Centralisation et remise en forme des déroulés et des contenus des manifestations récurrentes
  • Classement et archivage

Relations internes :
Les services municipaux

Relations externes :
Les administrés
Les partenaires institutionnels

Compétences requises pour occuper le poste :

  • Parfaite connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et des procédures administratives
  • Expérience réussie dans le même type de fonctions
  • Grande discrétion
  • Savoir-être (écoute, empathie, autonomie, initiatives)
  • Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…)
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
  • Rigueur et sens de l’organisation
  • Technique de prise de notes confirmée
  • Qualités rédactionnelles et de synthèse confirmées
  • Grande disponibilité

Formation et expérience professionnelle adaptées :
De formation supérieure avec une spécialisation en secrétariat de direction

Moyens matériels et équipements utilisés dans le cadre des fonctions :
Bureau partagé, et des outils bureautiques

 

Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Mairie
1 place de l’Hôtel de Ville
B.P. 20217
92602 Asnières-sur-Seine
recrutement@mairieasnières.fr